Fonctions Amazon WorkDocs 

Stocker du contenu dans Amazon WorkDocs : vous pouvez stocker pratiquement tous les types de fichiers dans Amazon WorkDocs. Chaque compte utilisateur Amazon WorkDocs dispose par défaut d’une capacité de stockage de 1 To. Les administrateurs peuvent définir des limites de stockage pour chaque utilisateur, mais aussi acheter des capacités de stockage supplémentaires, facturées à l'utilisation. Le volume de données supplémentaires et le nombre de documents que vous pouvez stocker ne sont pas limités.

Gestion des versions illimitée : vous pouvez facilement garder une trace des versions précédentes dans Amazon WorkDocs grâce à une gestion des versions illimitée. À chaque fois qu'un fichier est enregistré, une nouvelle version du fichier est créée. Avec Amazon WorkDocs, tous les commentaires sont associés à une version spécifique du fichier, vous pouvez donc facilement faire référence aux commentaires des versions précédentes. Vous pouvez également supprimer une version spécifique d'un fichier que vous possédez pour gérer plus efficacement votre limite de données ou pour aider à protéger et à sécuriser les données en supprimant une version antérieure qui n'est plus nécessaire pour quelque raison que ce soit.

Recherche : recherchez en toute simplicité avec la recherche intelligente Amazon WorkDocs Smart. La recherche intelligente Amazon WorkDocs accélère vos recherches de contenu pour vous permettre de consacrer plus de temps à créer, modifier et partager des fichiers avec vos collègues. Cette fonction vous permet de rechercher dans les noms de fichiers et de dossiers, mais aussi dans le contenu, les commentaires et les étiquettes des documents. Vous affiner votre recherche en fonction de l’emplacement de contenu, la plage de dates et d'heures de la dernière mise à jour et le type de fichier spécifique. Les résultats s’affichent sous la forme d’une liste triée, les dossiers étant présentés avant les fichiers.

Contenu et recherche hors ligne avec WorkDocs Drive : avec les fonctionnalités hors ligne de WorkDocs Drive, vous pouvez accéder à du contenu même lorsque la connectivité réseau est limitée. En outre, vous pouvez également trouver du contenu en mode en ligne et hors ligne via Smart Search. WorkDocs Smart Search permet d'interroger le contenu, les commentaires et les étiquettes du document en plus d'effectuer une recherche de fichiers par nom.

Partager un lien : vous pouvez partager des fichiers avec n'importe qui en utilisant un lien pouvant être partagé, inviter n'importe quel utilisateur interne à contribuer et demander des commentaires. Lorsque vous créez un lien, vous décidez si ce lien est visible par tout le monde ou uniquement par les autres utilisateurs. Vous pouvez également définir une date d'expiration et un mot de passe.

Inviter des utilisateurs internes et externes : avec Amazon WorkDocs, vous pouvez inviter d’autres personnes à consulter, contribuer et partager la propriété de vos fichiers en saisissant des noms d’utilisateur, des noms de groupe et des adresses e-mail. Vous pouvez également demander des commentaires spécifiques avec un message personnel et définir une date limite. Pour partager du contenu en externe, vous pouvez inviter un utilisateur externe à créer un compte invité la première fois qu’il se connecte à Amazon WorkDocs.

Partager des fichiers en un seul clic : vous pouvez partager des fichiers d’un simple clic directement depuis l'Explorateur de fichiers Windows sur un PC Windows à l'aide d'Amazon WorkDocs Companion. Pour utiliser cette fonctionnalité, l'application Amazon WorkDocs Companion doit être installée sur votre ordinateur Microsoft Windows. Vous pouvez mettre en ligne des fichiers sur votre site Amazon WorkDocs et les partager au moyen d’un lien copié automatiquement dans votre presse-papiers.

Contrôle des fichiers : Amazon WorkDocs vous permet de contrôler qui peut accéder à vos fichiers, les commenter et les télécharger ou les imprimer. Vous pouvez verrouiller des fichiers pour les modifier et vous assurer que les modifications apportées ne sont pas écrasées par d’autres contributeurs, ce qui élimine la nécessité de coordonner les modifications. Vous pouvez également désactiver les commentaires lorsque vous avez terminé un document.

Chiffrement : avec Amazon WorkDocs, votre contenu est chiffré en transit et au repos pour assurer la sécurité de vos données et vous aider à répondre aux exigences réglementaires et de conformité. Amazon WorkDocs est basé sur AWS où la sécurité est notre priorité numéro un.

Gestion des tâches : Amazon WorkDocs Tasks vous permet de consulter les points d'action qui sont en attente, assignés et résolus à partir d’un seul et même emplacement. Les types de tâches que vous pouvez utiliser incluent l'envoi de contenu en révision, les demandes d'accès à un fichier, le transfert de propriété d'un fichier et les demandes d'action de la part de votre administrateur de site. Avec Tasks, vous et vos équipes pouvez collaborer de manière plus efficace en mettant en avant les points d'action de la journée.

Amazon WorkDocs Drive est une application de bureau qui associe la facilité de travail dans l'Explorateur de fichiers Windows ou le Finder de Mac à l'échelle d'Amazon WorkDocs. Avec Amazon WorkDocs Drive, tous vos fichiers sont disponibles à la demande depuis votre appareil sans consommer l'espace disque précieux de votre PC ou Mac. Vous pouvez utiliser Amazon WorkDocs Drive en tant que lecteur principal et vous n'avez pas besoin d'utiliser de partages en réseau pour stocker votre contenu.

Toutes les modifications que vous apportez au contenu auquel vous accédez via Amazon WorkDocs Drive sont automatiquement synchronisées avec votre site Amazon WorkDocs et sont également accessibles depuis n'importe quel autre appareil via les applications Amazon WorkDocs.

Amazon WorkDocs Drive est disponible sur les PC Microsoft Windows, Amazon WorkSpaces et la version 10.11 ou ultérieure de macOS.

Commentaires : avec Amazon WorkDocs, vous pouvez ajouter des commentaires privés, mettre en forme le texte des commentaires, résoudre des commentaires et répondre à des commentaires dans une conversation suivie. Lorsque vous fournissez des commentaires dans Amazon WorkDocs, vous pouvez ajouter des commentaires généraux ou sur des sections spécifiques d'un fichier.

Notifications : vous pouvez notifier une personne de la présence de votre commentaire en la taguant à l’aide de son @identifiant. Vous pouvez également désactiver les notifications par e-mail pour des fichiers spécifiques.

Demander un commentaire : lorsque vous partagez un document, vous pouvez assigner une tâche à des collègues. Celle-ci apparaît ensuite dans l’onglet « Tasks » (Tâches) en haut à droite de l’interface utilisateur d’Amazon WorkDocs.

Modification dans Microsoft Office : vous pouvez modifier des documents directement dans Microsoft Office avec Amazon WorkDocs Companion. Amazon WorkDocs Companion est une application qui vous permet de modifier des fichiers Microsoft Office, .pdf et .txt depuis votre navigateur. Vous pouvez enregistrer vos modifications en tant que nouvelle version sur votre site Amazon WorkDocs. Grâce à Amazon WorkDocs Companion, vous n'avez plus besoin de télécharger, enregistrer et charger manuellement vos fichiers lorsque vous accédez à Amazon WorkDocs depuis votre navigateur.

Ouvrir avec Microsoft Office Online : Amazon WorkDocs vous permet également d'ouvrir et modifier des fichiers Microsoft Office directement dans votre navigateur en utilisant Ouvrir avec Office Online. Vous pouvez examiner les commentaires et modifier les fichiers Microsoft Office sans changer d’application.

Hancom ThinkFree Office Online : Amazon WorkDocs vous permet de créer des fichiers Microsoft Office en temps réel depuis votre navigateur avec l’édition collaborative fournie par Hancom Thinkfree Office Online. Vous pouvez créer de nouveaux documents, feuilles de calcul et présentations sans quitter votre navigateur.

Les flux d’activité Amazon WorkDocs vous aident à suivre les engagements des autres utilisateurs concernant votre contenu sur votre site Amazon WorkDocs. Vous pouvez chercher des actions par nom de fichier, de dossier ou d'utilisateur en temps réel. Vous pouvez également utiliser de multiples options pour filtrer vos résultats.
Avec Amazon WorkDocs, les administrateurs peuvent utiliser le flux d'activités pour suivre des actions sur tout le site en fonction du nom de fichier, de dossier ou d'utilisateur en temps réel. Vous pouvez également utiliser de multiples options pour filtrer vos résultats.

Il vous suffit d’une connexion à Internet pour accéder à votre site Amazon WorkDocs depuis n’importe quel navigateur. Vous pouvez également accéder à Amazon WorkDocs via des applications mobiles sur iOS, Android et Fire Tablet afin de participer depuis n'importe quel appareil à tout moment.

Vous pouvez utiliser les flux de travail d’approbation pour respecter les processus métier établis au sein de votre organisation. Vous pouvez créer un flux de travail d’approbation pour transférer vos documents et autres fichiers stockés dans WorkDocs vers un ou plusieurs utilisateurs aux fins d’approbation. Les flux de travail d’approbation permettent aux utilisateurs de créer des flux de travail visant à automatiser le suivi et la gestion de leurs processus d’approbation de documents.

Conformité : Amazon WorkDocs est admissible HIPAA, conforme à la norme PCI DSS et répond aux exigences de conformité ISO. Amazon WorkDocs vous aide à respecter vos normes réglementaires et de conformité relatives à la collaboration et la gestion des fichiers. Avec Amazon WorkDocs, vous pouvez stocker et collaborer sur des fichiers qui contiennent des données médicales et financières sensibles. Pour vous aider à démontrer votre engagement concernant la sécurité des informations, Amazon WorkDocs dispose également des certifications ISO 9001, 27001, 27107 et 27018.

Intégration d’Active Directory : Amazon WorkDocs vous permet d'utiliser votre Active Directory pour gérer vos utilisateurs. Si vous utilisez Active Directory, vous pouvez créer des groupes d’utilisateurs, activer Multi-Factor Authentication (MFA) et configurer Single Sign-On (SSO) pour votre site Amazon WorkDocs. Vos utilisateurs peuvent également se connecter avec leurs identifiants existants lorsque vous utilisez Active Directory avec Amazon WorkDocs.

Avec Amazon WorkDocs, vous pouvez intégrer Active Directory de deux façons : en établissant une relation d'approbation sécurisée entre votre Active Directory sur site et votre contrôleur de domaine AWS Directory Service for Microsoft Active Directory (Enterprise Edition), ou en utilisant le connecteur Active Directory d'AWS Directory Service.

Auto-Activation : avec l'auto-activation, lors de la mise en service de votre site WorkDocs, tous les utilisateurs de l'annuaire reçoivent un compte WorkDocs valide, ce qui permet à chaque utilisateur de l'annuaire de se connecter et d'utiliser toutes les fonctionnalités de WorkDocs en tant qu'utilisateur géré sans que vous ayez à activer manuellement les utilisateurs un à un. Les utilisateurs ayant le rôle Utilisateur géré peuvent enregistrer des fichiers et collaborer avec d'autres personnes sur un site WorkDocs.

Résidence des données : vous pouvez préciser la région AWS dans laquelle stocker votre contenu pour aider à répondre aux exigences en matière de résidence des données. Vos utilisateurs peuvent accéder à votre site Amazon WorkDocs de n'importe où dans le monde, peu importe la région AWS que vous choisissez. Référez-vous aux Régions AWS pour voir où Amazon WorkDocs est actuellement disponible.

Conservation des données : Amazon WorkDocs vous permet de spécifier une politique de conservation des données à l’échelle du site pour les fichiers et dossiers de vos utilisateurs. Avec une politique de conservation des données, vous pouvez récupérer des fichiers et des dossiers supprimés par l'utilisateur pendant la période de conservation des données. Les politiques de conservation s'appliquent à l'ensemble des fichiers et dossiers associés à un site Amazon WorkDocs, et bien que leur durée par défaut soit de 60 jours, celle-ci peut être ajustée avec une valeur comprise entre 0 et 365 jours.

Listes d’autorisation avec filtrage par adresse IP : les listes d'autorisation basées sur les adresses IP peuvent être ajoutées à votre console d’administrateur Amazon WorkDocs. Vous pouvez définir des plages d’adresses IP pour lesquelles vous souhaitez autoriser l’accès. Lorsqu’un utilisateur essaye de se connecter à votre site Amazon WorkDocs à partir d’un navigateur, de son Amazon WorkDocs Drive, de son appareil mobile, de son application synchronisée ou de son application compagne, l’adresse IP à l’origine de la demande est évaluée par rapport à votre liste d’autorisation. Si elle ne figure pas sur cette liste d’autorisation, l’accès lui sera refusé. Si vous ne filtrez pas l'accès des utilisateurs par adresse IP avec une liste d'autorisation, toutes les adresses IP pourront accéder à votre site.

Outil de migration : à l’aide de l'application de service de migration Amazon WorkDocs, vous pouvez configurer les tâches de migration et cibler le compte et le site WorkDocs vers lesquels migrer les données. Vous pouvez planifier des tâches de migration à exécuter à un moment donné sous la forme d’un transfert de données ponctuel, ou planifier des migrations régulières dans le but de réduire les temps d’arrêt pour vos utilisateurs. L’application de migration du service de migration fournit des informations actualisées et le statut relatifs aux tâches de migration. Elle génère aussi des rapports détaillés à la fin de la migration.

Sélectionner une lettre de lecteur : avec Amazon WorkDocs Drive, vous pouvez sélectionner une lettre de lecteur personnalisée en fonction des configurations de votre organisation, de vos normes ou de vos préférences. Vous pouvez également déployer en masse une lettre de lecteur spécifique pour votre organisation. Cette fonctionnalité permet à votre organisation de gagner en flexibilité, mais aussi de contrôler à votre guise la sélection d’une lettre de lecteur spécifique pour votre WorkDocs Drive virtuel.

Le kit SDK Amazon WorkDocs vous aide à développer des fonctionnalités de gestion et de collaboration de contenu dans vos solutions et applications en fournissant un niveau d'accès administrateur et utilisateur complet aux ressources de site Amazon WorkDocs. En utilisant le kit SDK Amazon WorkDocs, vous pouvez également intégrer le flux d'activités à vos solutions d’analytique pour établir une surveillance en temps réel de vos utilisateurs et fichiers Amazon WorkDocs.

API extensible : le kit SDK Amazon WorkDocs comprend une API extensible offrant des actions de niveau administrateur et utilisateur pour : l'administration des utilisateurs, la gestion des autorisations, le partage, les commentaires, les métadonnées, l'étiquetage et le suivi d'activités.

Partie du kit SDK d'AWS : le kit SDK Amazon WorkDocs fait partie intégrante du kit SDK d’AWS. Vous pouvez ainsi facilement tirer parti du potentiel d'AWS en matière de sécurité, de surveillance, de logique métier, d'analytique, de stockage, d'intelligence artificielle et de développement d'applications.

Surveillance et notifications de l’API : si vous voulez surveiller les actions de l’API, Amazon WorkDocs est intégré à AWS CloudTrail et Amazon SNS. AWS CloudTrail enregistre les appels d'API et Amazon SNS vous prévient lorsque de nouveaux fichiers journaux sont livrés. Vous pouvez utiliser AWS CloudWatch pour automatiquement surveiller certains critères et vous prévenir lorsque ces critères sont atteints dans vos journaux CloudTrail.